POLITIQUE DE CONFIDENTIALITé

Politique de confidentialité relative au traitement des données personnelles des clients

Conformément aux articles 13 et 14 du Règlement (UE) 2016/679

1. PRÉAMBULE

La société GERIT SYSTEMS S.r.l., dont le siège social est situé Via Giotto 15 – 39100 Bolzano (Italie), code fiscal et numéro de TVA 03323060214, représentée par son représentant légal en exercice, en qualité de responsable du traitement des données personnelles, vous informe, conformément aux articles 13 et 14 du Règlement (UE) 2016/679 (ci-après également le « RGPD ») et dans le respect du décret législatif n° 196/2003, tel que modifié par le décret législatif n° 101/2018, que vos données personnelles seront traitées selon les modalités et aux fins indiquées dans la présente politique de confidentialité.

2. PERSONNES CONCERNÉES

La présente politique s’adresse aux clients, y compris potentiels, personnes physiques, ainsi qu’aux interlocuteurs, salariés et collaborateurs de sociétés, d’organismes ou d’organisations qui entretiennent ou entendent entretenir des relations précontractuelles, contractuelles et commerciales avec GERIT SYSTEMS S.r.l., dont les données personnelles sont traitées dans le cadre de la gestion de ces relations.

La politique de confidentialité distincte fournie aux utilisateurs finaux de l’application PoolAgent et de la plateforme DashPool demeure applicable, le cas échéant.

3. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Le responsable du traitement est la société GERIT SYSTEMS S.r.l., dont le siège social est situé Via Giotto 15 – 39100 Bolzano (Italie), code fiscal et numéro de TVA 03323060214, représentée par son représentant légal en exercice.

Le responsable du traitement peut être contacté aux coordonnées suivantes :

• e-mail : info@geritsystems.com
• E-mail certifié (PEC) : geritsystems@altoadigepec.it.

4. CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES

Pour les finalités indiquées dans la présente politique, GERIT SYSTEMS S.r.l. pourra traiter les catégories de données personnelles suivantes :

• données d’identification et d’état civil, telles que le nom, le prénom, le code fiscal, le numéro de TVA, la fonction ou le poste au sein de l’entreprise ;
• données de contact, telles que l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, l’adresse du siège, du bureau ou toute autre coordonnée indiquée par la personne concernée ;
• données administratives, comptables et fiscales nécessaires à la gestion de la relation précontractuelle, contractuelle et commerciale ;
• données relatives à la relation contractuelle et commerciale, telles que les demandes d’informations, les devis, les offres, les commandes, les contrats, la correspondance, les données de facturation et de paiement ;
• données relatives aux produits, services ou activités demandés par le client, dans la mesure nécessaire à la gestion de la relation avec GERIT SYSTEMS S.r.l. ;
• données relatives à la gestion technique des produits, installations, interventions d’assistance, configurations, réparations, opérations de maintenance, historique technique et activités liées aux services demandés par le client ;
• lorsque le client ou ses interlocuteurs utilisent des espaces réservés, des plateformes ou des services numériques mis à disposition par GERIT SYSTEMS S.r.l., les données de compte et de connexion, telles que l’identifiant, l’identifiant d’utilisateur, le profil d’autorisation, les journaux techniques et les informations nécessaires à la sécurité et au bon fonctionnement des systèmes ;
• toute autre donnée personnelle communiquée par la personne concernée dans le cadre des demandes adressées à GERIT SYSTEMS S.r.l.

Dans le cadre des relations avec les clients, GERIT SYSTEMS S.r.l. traite des données personnelles ordinaires. Les catégories particulières de données personnelles au sens de l’article 9 du RGPD et les données relatives aux condamnations pénales et aux infractions au sens de l’article 10 du RGPD ne font pas l’objet d’un traitement, sauf si cela est requis par des dispositions légales spécifiques.

5. FINALITÉS ET BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT

Les données personnelles seront traitées aux finalités suivantes, sur le fondement des bases juridiques correspondantes :

 

Finalité du traitement	Base juridique
Gestion des demandes d’informations, de devis et d’offres formulées par le client concernant les produits, composants, systèmes et services proposés par GERIT SYSTEMS S.r.l.	Exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée – art. 6, § 1, point b) RGPD.
Exécution et gestion de la relation contractuelle avec le client, y compris la gestion des commandes, des fournitures, des livraisons, de l’assistance et des activités liées aux produits ou services demandés.	Exécution du contrat – art. 6, § 1, point b) RGPD.
Gestion, catalogage et conservation de l’historique technique relatif aux produits, composants, fournitures, installations, réparations et interventions d’assistance, y compris au moyen d’outils informatiques ou de plateformes de l’entreprise.	Exécution du contrat, lorsque le traitement est nécessaire à la gestion de la relation avec le client, et intérêt légitime du responsable du traitement à la traçabilité des produits, à la gestion de l’historique technique et à l’organisation/l’amélioration des services d’assistance – art. 6, § 1, points b) et f) RGPD.
Gestion administrative, comptable et fiscale de la relation.	Respect d’obligations légales – art. 6, § 1, point c) RGPD.
Gestion des communications avec le client et ses interlocuteurs pour les besoins opérationnels, techniques, commerciaux, administratifs et organisationnels liés à la relation.	Exécution du contrat et intérêt légitime du responsable du traitement – art. 6, § 1, points b) et f) RGPD.
Gestion d’éventuels litiges, recouvrement de créances ou protection des droits du responsable du traitement.	Intérêt légitime du responsable du traitement – art. 6, § 1, point f) RGPD.
Envoi, par e-mail, de communications commerciales relatives à des produits ou services analogues à ceux ayant déjà fait l’objet de la relation avec le client, dans les limites autorisées par la réglementation applicable.	Art. 130, alinéa 4, du décret législatif n° 196/2003 et intérêt légitime du responsable du traitement, sauf opposition de la personne concernée – art. 6, § 1, point f) RGPD.
Envoi de communications commerciales, promotionnelles ou de marketing relatives à des produits ou services non analogues à ceux ayant déjà fait l’objet de la relation, ou par des moyens autres que ceux relevant du cas visé à l’art. 130, alinéa 4, du décret législatif n° 196/2003.	Consentement de la personne concernée – art. 6, § 1, point a) RGPD.
[…]	[…]

 

 

 

6. PROFILAGE ET DÉCISIONS INDIVIDUELLES AUTOMATISÉES

GERIT SYSTEMS S.r.l. ne procède à aucun traitement fondé sur une prise de décision automatisée, ni à aucune activité de profilage au sens des articles 4, point 4), et 22 du RGPD.

L’utilisation éventuelle d’outils informatiques pour la gestion, le catalogage et la conservation de l’historique technique relatif aux produits, composants, installations, réparations et interventions d’assistance poursuit des finalités organisationnelles, techniques et de gestion et n’implique aucune évaluation, analyse ou prévision concernant des personnes physiques, ni ne produit d’effets automatiques à l’égard des personnes concernées.

7. NATURE DE LA FOURNITURE DES DONNÉES

La fourniture des données nécessaires à la gestion des demandes de la personne concernée, de la relation précontractuelle et contractuelle ainsi qu’au respect des obligations administratives, comptables et fiscales est nécessaire. L’absence de fourniture de ces données pourrait rendre impossible, pour GERIT SYSTEMS S.r.l., de donner suite aux demandes reçues, d’établir ou de gérer la relation avec le client, d’exécuter les activités demandées ou de respecter les obligations légales applicables.

La fourniture des données à d’éventuelles autres fins promotionnelles ou de marketing est facultative et le traitement correspondant sera effectué sur la base du consentement de la personne concernée, révocable à tout moment.

La personne concernée conserve la possibilité de s’opposer à tout moment à l’envoi de communications commerciales relatives à des produits ou services analogues à ceux ayant déjà fait l’objet de la relation, effectué dans les limites autorisées par la réglementation applicable.

8. MODALITÉS DU TRAITEMENT

Les données personnelles seront traitées sous forme papier, informatique et télématique et intégrées dans les bases de données de l’entreprise concernées, auxquelles seules les personnes autorisées à traiter les données conformément à l’article 29 du RGPD, dûment instruites au regard des tâches exercées et des activités autorisées sur les données collectées, pourront accéder.

Le traitement pourra également être effectué par des tiers fournissant des services administratifs, comptables, informatiques, techniques, de cloud, d’hébergement, de maintenance, d’assistance, d’archivage numérique, de communication ou d’autres services concourant aux finalités indiquées dans la présente politique ; ces tiers agiront, selon les cas, en qualité de sous-traitants au sens de l’article 28 du RGPD ou de responsables du traitement autonomes.

Le responsable du traitement adopte des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin que les opérations de traitement soient effectuées de manière à garantir la sécurité, l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données personnelles.

9. DESTINATAIRES DES DONNÉES PERSONNELLES

Les données personnelles pourront être communiquées à :

• des banques et établissements de crédit ;
• des sociétés fournissant des services d’archivage numérique, de conservation et de gestion documentaire ;
• des plateformes et fournisseurs de services informatiques, de gestion, de cloud, d’hébergement, de maintenance et d’assistance technique ;
• des installateurs, partenaires techniques, mainteneurs et personnes chargées d’activités de configuration, d’assistance, d’intervention technique ou de gestion opérationnelle des produits, installations ou services demandés par le client ;
• des prestataires de paiement et personnes intervenant dans la gestion des abonnements, des encaissements, de la facturation et des transactions ;
• des plateformes fournissant des services de DEM (marketing par e-mail direct) ou de newsletter ;
• des organismes publics et/ou privés auxquels la communication est nécessaire pour le respect d’obligations légales ;
• des consultants et professions libérales, y compris sous forme associée ;
• des compagnies d’assurance, y compris pour des services d’assurance-crédit commercial ;
• des sociétés de recouvrement de créances ;
• des transitaires, transporteurs, entreprises de logistique, services postaux et autres personnes intervenant dans la gestion opérationnelle de la relation commerciale.

Les personnes visées ci-dessus pourront agir, selon les cas, en qualité de sous-traitants au sens de l’article 28 du RGPD ou de responsables du traitement autonomes.

Les données personnelles ne feront pas l’objet d’une diffusion.

10. TRANSFERT DES DONNÉES VERS DES PAYS TIERS

Le traitement et la conservation des données personnelles auront lieu sur des serveurs situés au sein de l’Union européenne.

S’il devenait nécessaire de transférer des données personnelles vers des pays situés en dehors de l’Espace économique européen, y compris au moyen de services informatiques ou de plateformes cloud, le transfert s’effectuera dans le respect des articles 44 et suivants du RGPD et sur la base des garanties prévues par la réglementation applicable.

11. DURÉE DE CONSERVATION

Les données personnelles seront conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées puis, par la suite, pendant les durées éventuellement prévues par la réglementation applicable ou nécessaires à la protection des droits du responsable du traitement.

 

Finalité	Durée de conservation
Demandes précontractuelles, devis et offres	Pendant la durée nécessaire à la gestion de la demande puis, par la suite, pendant la durée éventuellement nécessaire à la protection des droits du responsable du traitement.
Gestion de la relation contractuelle	Pendant toute la durée de la relation puis, par la suite, pendant le délai de prescription applicable.
Obligations administratives, comptables et fiscales	Pendant 10 ans, conformément aux obligations légales en matière de conservation des documents comptables et fiscaux.
Gestion et conservation de l’historique technique des produits, composants, installations, réparations et interventions d’assistance	Pendant toute la durée de la relation contractuelle puis, par la suite, pendant une durée maximale de 36 mois, sauf obligations légales ou besoins documentés d’assistance technique, de sécurité ou de protection des droits rendant nécessaire une conservation ultérieure.
Communications commerciales relatives à des produits/services analogues à ceux ayant déjà fait l’objet de la relation	Jusqu’à l’éventuelle opposition de la personne concernée.
Newsletters, listes de diffusion et autres communications promotionnelles ou de marketing	Jusqu’au retrait du consentement ou à la demande de suppression de la liste de diffusion, au moyen de la fonction prévue à cet effet dans la communication reçue ou en écrivant aux coordonnées de contact du responsable du traitement.

 

12. DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE

La personne concernée peut exercer, dans les cas et limites prévus par le RGPD, les droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données et d’opposition au traitement, conformément aux articles 15 à 22 du RGPD.

Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, la personne concernée peut le retirer à tout moment, conformément à l’article 7 du RGPD, sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant le retrait.

Pour l’exercice de ses droits, la personne concernée peut s’adresser à GERIT SYSTEMS S.r.l. en envoyant une communication aux coordonnées indiquées dans la présente politique, y compris l’adresse e-mail certifiée (PEC) : geritsystems@altoadigepec.it.

La personne concernée a en outre le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité italienne de protection des données (Garante per la protezione dei dati personali), conformément à l’article 77 du RGPD, si elle estime que le traitement des données personnelles est effectué en violation de la réglementation applicable.

13. MISES À JOUR

La présente politique pourra être mise à jour ou modifiée dans le temps. La version mise à jour sera rendue disponible via les canaux habituellement utilisés par GERIT SYSTEMS S.r.l.

Dernière mise à jour : 10/08/2026